Etik Kurul Başvurusu: Gerekli Belgeler

İnsan katılımcılarla (anket, görüşme, test, gözlem) veri toplayan tez araştırmalarının neredeyse tamamı, veri toplamaya başlamadan önce bir etik kurul onayı gerektirir. Onay alınmadan toplanan veri, tezin savunmasında ve yayın sürecinde ciddi sorun yaratabilir. Başvurular çoğu zaman eksik belge ya da onam formu sorunları yüzünden düzeltmeye döner ve kurulların aylık toplantı takvimi nedeniyle her düzeltme bir ay gecikme demektir.

Aşağıdaki liste, üniversitelerin sosyal ve beşeri bilimler etik kurullarında sıklıkla istenen belgeleri özetler. Formlar, şablonlar ve teslim yöntemi (e-posta, EBYS, çevrim içi sistem) kurumdan kuruma değişir; kendi üniversitenizin etik kurul sayfasındaki güncel formları kullanın. Sağlık alanındaki bazı araştırmalar ayrıca klinik araştırmalar etik kurullarının ve ilgili mevzuatın kapsamına girer.

Genellikle istenen belgeler

Başvuru formu: Araştırmanın başlığı, yürütücü ve danışman bilgileri, süre, katılımcı grubu, veri toplama yöntemi ve olası riskler.
Araştırma özeti / proje metni: Amaç, önem, araştırma soruları, yöntem (desen, örneklem, veri toplama araçları, analiz). Tez önerinizin kısaltılmış hâli genellikle yeterlidir.
Bilgilendirilmiş onam formu: Katılımcıya verilecek metin (aşağıda ayrıntılı).
Veri toplama araçlarının tamamı: Anket, ölçekler, görüşme formu, gözlem formu. Kurul, katılımcıya sorulacak her soruyu görmek ister.
Ölçek kullanım izinleri: Kullanılan her ölçek için geliştiren veya uyarlayan yazardan alınan izin (çoğu zaman e-posta çıktısı yeterlidir).
Kurum izni veya izin başvurusu: Okul, hastane, şirket gibi kurumlarda veri toplanacaksa. Bazı kurumlar (ör. milli eğitim müdürlükleri) izin başvurusu için önce etik kurul onayını ister; bu sıralamayı baştan öğrenin.
Danışman onayı / imzası.
(Çocuklar veya korunması gereken gruplar için) veli/vasi onam formu ve çocuğun kendi yaşına uygun onay metni.

Bilgilendirilmiş onam formunda neler olmalı?

Araştırmanın amacı, katılımcıdan ne istendiği ve tahmini süre
Katılımın gönüllü olduğu, istenildiği an gerekçe göstermeden bırakılabileceği
Olası riskler ve rahatsızlıklar (yoksa bunun belirtilmesi)
Verilerin gizli tutulacağı, kimlik bilgilerinin nasıl korunacağı, verilerin nerede ve ne kadar süre saklanacağı
Sonuçların yalnızca bilimsel amaçla ve toplu olarak kullanılacağı
Ses/görüntü kaydı yapılacaksa bunun ayrıca belirtilmesi ve ayrı onay
Araştırmacının ve danışmanın iletişim bilgileri
Katılımcının onay ifadesi ve imza/tarih (çevrim içi anketlerde onay kutusu)

Kişisel verilerin korunmasına ilişkin bilgilendirmeyi de onam metnine ekleyin ve gerekmedikçe ad, telefon, e-posta gibi kimlik belirleyici bilgi toplamayın.

Sık yapılan hatalar

Veri toplama araçlarının taslak hâlini göndermek: Kurul onaylanan formun uygulanmasını bekler; sonradan eklenen sorular yeni onay gerektirebilir.
Onam formunda teknik dil: Katılımcının anlayacağı sade bir dil kullanın.
Çekilme hakkını belirtmemek veya çekilmenin bir yaptırımı varmış gibi yazmak.
Veri saklama ve imha bilgisini atlamak.
Başvurudaki örneklem ve yöntemle tezdeki yöntemin farklı olması: Onay alındıktan sonra yöntemde değişiklik yaparsanız kurula bildirmeniz gerekebilir.
Onay tarihinden önce toplanmış veri: Pilot uygulama dahil, veri toplama onay tarihinden sonra başlamalıdır.

Başvurudan önce kontrol

Başvuru belgeleriniz ile tez öneriniz birbiriyle tutarlı olmalı: araştırma soruları, örneklem büyüklüğü, veri toplama araçları ve analiz planı aynı olmalıdır. Örneklem büyüklüğünü gerekçelendirmek için güç analizi veya örneklem tablosu, anket maddelerini kontrol etmek için Anket Kontrolcüsü işinize yarar. Tasarımın bütününü tutarlılık açısından değerlendirmek için Akademik Check-up'ı kullanabilirsiniz.

Etik kurul sürecinin tez takviminizdeki yeri için tez çalışma planı, anket ve onam metnini hazırlamak için anket hazırlama rehberi yazılarına bakabilirsiniz.

Kontrol listesi

Kurumun güncel başvuru formu kullanıldı
Araştırma özeti tez önerisiyle tutarlı
Onam formu sade dilde; gönüllülük, çekilme hakkı, gizlilik, saklama ve iletişim bilgisi var
Tüm veri toplama araçlarının son hâli eklendi
Ölçek izinleri eklendi
Kurum izni sırası (önce etik kurul mu, önce kurum mu) öğrenildi
Çocuk/korunması gereken grup varsa veli onam formu eklendi
Danışman onayı alındı
Kurulun toplantı takvimi ve son başvuru tarihi not edildi